Manejo del Tiempo: La multitarea, rival de la productividad

En en mundo convencional, se vive con la idea de que somos aptos para compaginar tareas. Sólo hay que observar a los adolesentes y trabajadores veinteañeros enviando correos electrónicos, chateando y escuchando iPod, todo al mismo tiempo y por eso se consideran buenos en el manejo del tiempo.

En asuntos de manejo del tiempo, no es rentable, como parece a primera vista el realizar varias cosas a le vez, ya que se interrumpen unas a otras y se incrementa el tiesgo de cometer errores.

Si crees que en el manejo del tiempo puedes hacer malabares entre llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes instantáneos, chatear y además trabajar desde tu computador a fin de hacer más cosas en este mundo hambriento de tiempo? Sigue leyendo…

Según René Marois, neurocientífico y director del laboratorio de Asimilación Humana en la universidad de Vanderbilt, señala que el cerebro humano, con sus cientos de miles de millones de neuronas y sus cientos de billones de conexiones sinápticas, parece una central cognitiva. “Pero una de sus limitaciones básicas es la incapacidad para concentrarse en dos cosas al mismo tiempo”

Expertos como el y otros en gestión empresarial, ofrecen ciertos consejos básicos en relación al manejo del tiempo, aquí compartiré contigo los que me han ayudado más a mejorar mi productividad.

• Revisar el correo eletrónico una vez por hora, como máximo, siempre despues de realizar tus principales tareas ya que puedes desconcentrarte entre mails, webs informativos, ocio y te tomará más de 15 minutos volver a una actividad mantal seria.

Cuando estés realizando alguna tareas de hogar no veas programas de televisión, estos disminuirán tu rendimiento y perderás mas tiempo. En realidad si deseas ver televisión, ve algún documental o un programa educativo, algo que te conecte con tus metas de alguna manera.

En momentos de estudio, escucha música suave y relajante, esto puede mejorar tu concentración.

Controla el uso de tu teléfono, apágalo o dejalo en buzón de voz en los tiempos en que realices tareas impoprtantes, dedica bloques de tiempo a contestarlo, manda SMS si no sabes bien que esta haciendo la otra persona, así ahorrarás tiempo y asi acostumbrarás también a la gente a respetar tu tiempo, al final tu salud y tu billetera te lo agradecerán.

Si tienes vehículo, intenta no hablar por teléfono, incluso con un manos libres, a 100 km por hora, un segundo de un tecleo, puede ser mortal, no quiero ser dramático, pero lo consideraría.

En resumén, la respuesta parece consistir en manejar adecuadamente la técnología, en lugar de rendirse a la primera llamada insistente.

En el tema del manejo del tiempo, he tomado el punto de las multitareas en relación a la tecnología, ya que en el mundo actual, a mucha gente y a mi personalmente me sucede, es uno de los medios que más generan interrupciones que afectan a tu productividad.

Como siempre te pido, déjame un comentario sobre este artículo que acabas de leer y también cuentame un poco y dime cual es tu principal frustración, a la hora de tratar de manejar tu tiempo, te ayudaré personalmente.

 

Gracias.

Cristian Pinto.

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Tips efectivos para la gestión del tiempo cada día II

Tips 6: Cuando tengas muchas tareas que completar en una misma semana, procura planificar las más importantes al comienzo de la semana. De este modo tendrás más posibilidades de que estas tareas se completen ya que generalmente, al final de la semana el tiempo se hace mas escaso porque suele haber mas temas a solucionar. Además, crea el hábito de planificar aquellas tareas más importantes en los períodos de máxima energía para tí. No cometas el error de asignar las tareas más importantes a los momentos del día en los que tu energía se encuentre daja. De este modo conseguirás que las tareas importantes, que generalmente son las tareas de envergadura, sean mucho mas llevaderas y fáciles de completar.

Tips 7: No cometas el error de planificar absolutamente todo tu tiempo disponible. Utiliza siempre la regla setenta-treinta. Planifiqua solo el 70% de su tiempo diario, y deja el 30% sin planificar porque siempre tendrás que dar cabida a imprevistos y tareas que surgen como fruto del propio desempeño diario. Muchas personas tienden a planificar hasta el último minuto, sólo para verse frustradas cuando su agenda jamás se cumple. Deja espacio en tu planificación para la flexibilidad y para poder amoldarte rápidamente a cualquier tema importante que deba ser tratado de inmediato.

Tips 8: Mantén siempre una visión con la suficiente perspectiva de todos tus objetivos en la vida. Aunque lo normal es planificar la mayoría de acontecimientos de tu vida con una o dos semanas de anticipación, procura siempre tener presentes tus mayores objetivos. Esto aportará motivación a tu jornada, ya que serás capaz de ver tus acciones diarias como parte del proceso de convertir tus sueños realidad. A muchas personas les falta motivación en sus vidas porque no son capaces de ver la relación existente entre las tareas que hacen cada día y sus mayores sueños y aspiraciones. No permitas que esto te suceda a tí. Hasta la tarea más sencilla, si está correctamente planificada, va a tener una gran importancia ya que es un elemento importante en la construcción de tus objetivos.

Tips 9: Tu Planificación ha de incluir tanto los aspectos profesionales de tu vida, como los aspectos personales. Toma conciencia de la importancia de planificar momentos específicos de tiempo con tu familia, realizando actividades de ocio o de disfrute personal, disfrutando de tus amistades. Y toma también el tiempo necesario para mejorarte como persona. Dediqua un tiempo diario a cuidar la herramienta más importante que posees: tu mismo.

Tips 10: Haz una prioridad el hecho de disfrutar de cada instante de tu vida. En la vida todos tenemos que hacer tareas que nos resultan agradables, mientras que otras no lo son tanto. Aprende a disfrutar tanto unas como las otras. Aprende a saborear lo bueno de cada situación, y enfócate en hacer de cada instante de tu vida un momento mágico y especial. Toma conciencia de que el hacerlo depende única y exclusivamente de tí. Tu puedes hacer que redactar ese informe pesado y aburrido sea un gran momento, si decides conscientemente convertirlo en un gran momento. Házte la pregunta ¿Cómo puedo transformar la realización de este trabajo en algo especial? Te garantizo que tu mente comenzará a darte respuestas de cómo hacerlo.

En definitiva, TOMA EL CONTROL. Puede que tu no controles algunos de los acontecimientos de tu vida, pero te garantizo que lo que siempre controlas es como reaccionas ante esos acontecimientos. En tu mano está el permitir que esos acontecimientos te afecten negativamente, o que tu los transformes en experiencias maravillosas.

Dejame un comentario, cuéntame un poco cómo ha sido tu proceso, que frustraciones has tenido en el proceso de gestionar tu tiempo, aquí estoy para ayudarte.

Gracias.

Cristian Pinto

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Tips efectivos para la administración del tiempo cada día

La causa fundamental por la que muchas personas fracasan en la administración del tiempo y no alcanzan sus objetivos es precísamente que los dejan simplemente en su memoria, solo para que queden olvidados cuando los primeros obstáculos u otras tareas menos importantes reclamen tu atención.

Evita que esto suceda, para la efectiva administración del tiempo, ten siempre presentes tus objetivos de una manera clara, a través de una lista que lleves siempre contigo y que puedas consultar con frecuencia. De este modo, se garantizará un enfoque claro en aquellos objetivos que tu mismo has determinado como importantes para tu vida.

A continuación te dejo algunos tips que me han ayudado mucho a la administración del tiempo en mi trabajo y mi vida privada.

Tips 1: Establece siempre que te sea posible momentos de tiempo específicos para realizar cada una de las tareas que planifiques. No anotes simplemente “ 30 minutos de deporte”, sino que determina con claridad a que hora comenzarás y a que hora terminarás. De este modo tendrás instrucciones precisas a seguir, y evitarás distracciones que pueden hacerte desviar tu atención del objetivo, para terminar por no realizarlo o hacerlo mal.

Tips 2: Cuando reserves tiempo para completar una tarea, respeta al máximo esa cita contigo mísmo. Si has establecido un espacio de tiempo de 9 a 11, y alguien te pide reunirse contigo a las 10:30, pídele amablemente reunirte a las 11. De este modo, no interrumpirás tu flujo de trabajo y serás mas efectivo. En ocaciones tenemos la tendencia a valorar mas los compromisos y reuniones con otras personas, que las reservas de tiempo que designamos a nuestros propios objetivos. No caigas en esa trampa. El tiempo que reserves para tí tiene la misma prioridad que el que le dediques a alguien que admires. Asigna siempre citas contigo mísmo.

Tips 3: Intenta por todos tus medios enlazar tareas que tengas que realizar a lo largo del día. Así, por ejemplo si tienes compromisos con otras personas y tienes una cita de 10:30 a 12:45, y alguien pide verte a las 13:00, solicítale adelantar la cita a las 12:45. De este modo consigues dos importantes beneficios. Por una parte, reafirmas que tu primera cita termine efectivamente a las 12:45, ya que tienes otro compromiso. Por otra parte cuando tienes citas o reuniones, una pausa entremedio de 15 minutos, raramente es productiva, por lo que juntando esas dos tareas has logrado ser mucho mas efectivo y aprovechar mejor tu tiempo.

Tips 4: Establece un período de tiempo mayor para realizar una tarea que creas te llevará completarla. Si piensas que te llevará 30 minutos, planifica 40 o 45 minutos para realizarla. Si crees que te llevará una hora y media, planifica dos. Esto te permitirá manejar mejor los imprevistos que puedan surgir mientras realizas la tarea. Además, por regla general, los seres humanos “pecamos” de “exceso de optimismo” a la hora de calcular el tiempo que nos toma completar cualquier tarea. Permítete un margen de tiempo para no dejar tareas a medias.

Tips 5: Procura planificar las tareas con plazo fijo, para una fecha con antelación a la fecha fijada. No hagas como muchos estudiantes por ejemplo que dejan para el último la preparación de sus exámenes. Si tienes que preparar algo para el jueves, planifica terminarlo para el miercoles. Esto te permitirá tener un margen de tiempo para solucionar cualquier imprevisto que pueda surgir. Además te sentirás automáticamente mas seguro y confiado y todos dirán que eres una persona que se compromete y cumple con los plazos.

Lee estos tips cuantas veces sea necesario para que se te graben en tu mente, trata de aplicarlos en la medida que se te presenten las situaciones, verás que paulatinamente comenzarás a tener el control de la administración del tiempo.

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Gracias.

Cristian Pinto

 

 

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Normas para programar tu tiempo

La programación del tiempo es una actividad que debe acabar siendo habitual y diaria. En el manejo del tiempo debe tenerse en cuenta que no menos del 50 por ciento de lo que ha de realizarse en una jornada normal suele aparecer en el transcurso de la misma.

Una de las razones más importantes por las que el manejo del tiempo y su agenda fallan es por nuestra tendencia a ocuparnos de otros asuntos “no programados”.

Adquirir hábitos eficaces en su realización te ayudarán a hacer esta tarea cada vez más fácil y más cómoda y; te ayudarán a enfrentar de una mejor manera los imprevistos que vayan apareciendo en tu día.

Aquí te dejo algunas normas que me han sido útiles en este sentido:

• Ten siempre preparado tu programa antes de iniciar el día. Algo vital en el manejo del tiempo. La forma más cómoda de hacerlo es dedicar a esta actividad los últimos minutos de la jornada anterior. Lo impotante es iniciar el quehacer diario con actividades elegidas de modo deliberado, y no reaccionando solamente a lo que se nos va presentando.

• Programa tus actividades en función de los objetivos que quieras alcanzar. Recuerda que el el manejo del tiempo no cuentan las actividades, sino los resultados obtenidos. No se trata de estar muy ocupado, sino de terminar lo que se hace.

• Elabora tu programa en torno a los temas esenciales. Respétalos, mímalos, y limítate a rellenar el resto con actividades de menor relevancia.

• Trata de acompasar tus actividades, en la medida de lo posible, a tus ciclos corporales. No se puede mantener un rendimiento a tope todo el día. Programa lo más importante para tus horas de mayor eficacia.

• Programa tu horario por escrito. No hay memoria capaz de retener todos los detalles necesarios. Tenerlos escritos aumenta, además, la implicación personal.

• Agrupa acciones y asuntos relacionados entre sí siempre que te sea posible. Acortarás el tiempo necesario para atenderlos y aumentarás tu concentración; y por tanto, tu eficacia.

• Mantén a la vista tu programa de actividades diarias. Hábito muy importante en el manejo del tiempo. Ver reiteradamente objetivos, prioridades y actividades programadas te ayudará a mantenerte en la línea previamente elegida.

• No vaciles en tomarte largos períodos de tiempo para tareas importantes. No estés para nadie mientras las realices.

• Mantén la flexibilidad para poder abordar los asuntos no previstos, pero que resulten de tu interés. Cuando decidas abordar algo nuevo e importante, debes poder hacerlo sin destrozar tu programa ni sentirte culpable.

• Incluye en tu programa algún tiempo para pensar todos los días. Necesitas hacerlo. Y no puedes esperar a “tener tiempo”.

• Incluye, también, un tiempo fijo para lecturas profesionales. Si no lo programas es más probable que nunca llegues a realizar las lecturas que te interesan.

• Incluye, también, un tiempo fijo para todo lo que te importe: Afectos, amigos, desarrollo personal, diversión…

Entonces, ya lo sabes, léelo nuevamente, analísalo y a tomar acción; sin objetivos claramente definidos el ser humano está condenado al fracaso y a la infelicidad, El éxito y la felicidad se alcanzan sólo con el logro de los objetivos personales.

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Cristian Pinto.

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Primeros pasos hacia una eficaz gestión del tiempo

En asuntos de gestión del tiempo, cualquiera sea su trabajo individual, seas gerente o ejecutivo, y más allá del tipo de organización para la que trabajes y la función que tengas, seguro que tienes que hacer muchas cosas, de naturaleza y complejidad diversa, por lo tanto requieren escalas de tiempo distintas, como combinarlas?

En este artículo aprenderás como combinar tus tareas en función a tu productividad y el logro de tus objetivos.

Hay muchas actividades en las cuales el todo es mayor que la suma de las partes individuales. Por ejemplo, hacer malabarismos con antorchas necesita más que movimientos coordinados con las manos, quemarse y evitar incendiar el lugar también dependen de la coordinación general, la gestión del tiempo es similar. Las técnicas, ideas y trucos individuales te permitirán lograr avances y trabajar de manera productiva y eficiente.

A menudo el trabajo se siente como el ejemplo de malabarismo con el que comenzamos y su “alcanze” es un aspecto importante de su productividad, si te excedes en tu alcance, no solo se te caerá una sino varias antorchas. Pensar en como manejar todo esto eficazmente, ayuda a clasificar la variedad de elementos.

Sin duda en la gestión del tiempo hay muchas maneras de hacer esto, pero solo estás cuartro categorías parecen aportar algún orden al esquema:

1. Planificación. Este es el requisito en gestión del tiempo, previo de toda acción. Esto comprende muchas tareas: estudio, investigación, análisis y pruebas, entre otras. Esta área también puede incluir consultas y, en última instancia, la comunicación de planes. Esta categoría, por supuesto, es la clave para la toma de deciciones.

2. Implementación. Dicho simplemente, hacer cosas de todo tipo, sean intangibles (en las cuales la toma de decicioneses la clave) o tangibles. Las tareas específicas se dividen en dos tipos.

Tareas individuales, que valen por si mismo. Pueden ser mayores o menores. Por ejemplo, una tarea de redacción puede implicar escribir un email de dos líneas o un informe de 20 páginas.

Tareas progresivas, es las que una serie de acciones estrechamente vinculadas contribuyen en su conjunto a lograr un resultado general; por ejemplo, la mudanza de una oficina. Tales acciones pueden ser mejor visualizadas que descriptas; por cierto que los diagramas ofrecen una manera útil y eficiente de trabajar en ellas. Las tareas de ambas categorías pueden necesitar estar vinculadas a la actividad de planificación a la escala que sea.

3. Monitoreo y control. La verificación puede ser necesaria para asegurarse de que las cosas se estén haciendo de la mejor manera posible y produciendo los resultados deseados. Verificar puede ser simple, por ejemplo corregir el borrador de un informe o puede ser complejo, como en muchos sistemas de control financiero.

4. Comunicar y tratar con gente, Esto claramente se superpone con las otras tres categorías de actividad, pero es inherente al trabajo de casi todas las personas. Son pocos los que trabajan aislados y, en la mayoría de los casos, los asuntos relativos al trato con personas, sea instruirlas o rendirles cuentas, son parte esencial del trabajo y ocupan una parte importante del tiempo.

En las cuatro categorías existe o debería existir un fuerte vínculo con los objetivos y el logro de resultados. Todas las acciones y tareas deben centrarse en las metas generales que tengas. La productividad se mide por logros.

Si tienes en cuenta estas premisas podrás analizar específicamente las prácticas laborales actuales.

Como siempre te pido, déjame un comentario sobre este artículo que acabas de leer y también cuentame un poco y dime cual es tu principal frustración, a la hora de tratar de administrar tu tiempo, te ayudaré personalmente.

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Cristian Pinto.

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La Agenda de Objetivos, la clave de la Administración del Tiempo

La administración del tiempo sólo adquiere importancia cuando hay objetivos por alcanzar. Y, a la vez, el tiempo sólo está adecuadamente utilizado cuando su uso se enfoca al logro de esos objetivos. En este artículo te daré las pautas que te ayudarán a definir bien tus objetivos.

Para definirlos, pone por escrito lo que estas tratando de lograr, sin proponerte objetivos explícitos la administración del tiempo no tiene sentido: da igual lo que hagas.

Los psicólogos están insistiendo desde hace tiempo en que la razón por la que no tenemos más éxito es, simplemente, porque no tenemos objetivos bien definidos. En la administración del tiempo no es suficiente tener sueños, esperanzas o aspiraciones vagas. Estos no son objetivos, los objetivos son concreciones específicas acerca de los resultados deseados, con los cuales uno se siente comprometido.

La mayoría de las personas no se preocupa demasiado de los objetivos. Simplemente, responde a los hechos de cada día; o reacciona, a las demandas y a las presiones de la gente o de las cosas. Pero si deseas mantenerte al timón de la administración del tiempo, debes determinar exactamente cuáles son tus objetivos y mantenerlos actualizados según vayan evolucionando los hechos y tus propias espectativas.

El doctor en Ingeniería José María Acosta, que también es director de Acción Trainig, empresa dedicada a la formación y la consultoría, sugiere que una agenda de objetivos bien establecida debe recoger en ella

• Lo que necesitas alcanzar

• Lo que te haya sido encargado o que decidas hacer

• Las nuevas oportunidades que desees tantear

Esta lista te recordará permanentemente lo que te has propuesto alcanzar. Para cada uno de los temas que escribas en esta agenda, asegúrate de tener definida:

La prioridad relativa, manteniendo agrupados a los de prioridad A, B, y C

La fecha asignada, que es la que has fijado; bien para realizar un control intermedio, bien para controlar el final del trabajo, establecido con cierto margen de seguridad sobre la fecha obligada

El tiempo que requiere la ejecución de cada tema; este tiempo puede referirse al plazo, en días, o a un tiempo de trabajo en horas (lo que te permite calcular la carga de trabajos programados); cuando la tarea no se realiza personalmente, no es necesario anotar el tiempo de ejecución sino el de control. Y tener cuidado con este cálculo, cualquier imprevisto que te ocurra, tendrá siempre como consecuencia un retraso.

El responsable de tema, si lo has subcontratado, delegado o asignado a otra persona.

Si no utilizas un programa electrónico puedes puedes prepararte un impreso en microsoft excel o usar un cuaderno a cuadros.

Que esperas, tomate unos 30 minutos al final de este día y construye tu agenda de objetivos.

Me gustaría que me dejaras un comentario sobre este artículo que acabas de leer y también cuentame un poco y dime cual es tu principal frustración, a la hora de tratar de administrar tu tiempo.

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Cristian Pinto.

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Aprender a decir NO, algo vital en la Gestión del Tiempo

Es conocido que a muchos nos cuesta decir que “no” en asuntos de trabajo o en el hogar.

Pero si haces todo sin cuestionar, se te puede llegar a ver como blando y terminarás haciendo más de lo que corresponde.

Según estadísticas en gestión del tiempo, está comprobado que un 80 porciento de los directivos tiene dificultades para decir que no cuando desean hacerlo. Da igual que sea la petición un tanto abusiva de un colaborador o de un hijo; nos cuesta negarnos.

En el artículo de hoy, aprenderás a entrenar tu voluntad para saber cuando decir “sí” y cuando decir “no”.

En gestión del tiempo, es preciso aceptar que no se puede hacer todo, todos tenemos las mismas 24 horas. Una sobrecarga de tareas solo te traerá dificultades en tu trabajo, en tu vida privada y porsupuesto en tu salud. Piensa en esto cuando digas que “sí”.

En cuanto a la gestión del tiempo, no saber decir que no supone, con frecuencia, abandonar una responzabilidad propia para atender una petición ajena de menor importancia. Decir “no” con convicción, sin agresividad.

La autora y legisladora  Jana Kemp en su libro “Aprenda a decir que no”, propone un enfoque denominado “POWER” , que consta de 5 pasos con los cuales desarrollarás mejores formas para decir “sí” y “no” cuando realmente desees hacerlo.

Propósito: ¿Cuál es la finalidad del pedido, y cómo se relaciona con tu propósito personal? Si el pedido no concuerda con su propósito, no lo dudes, di que no.

Opciones y recursos: ¿Cómo haré para cumplir con el pedido? ¿Con qué recursos cuento para llevarlo adelante? Si no estás en condiciones de satisfacer el pedido favorablemente, y corres riesgos de padecer estrés por ello, di que no.

Cuándo: Establece un plazo específico para cumplir con el pedido. Si no puedes satisfacer el pedido dentro del plazo con el que cuentas y hacerlo bien, di que no.

Vínculos emocionales: Confía en tus insitintos. Si no te sientes cómodo con la propuesta, di que no.

Derechos y responsabilidades: ¿Cuáles serán las consecuencias o repercusiones de decir que no? Determina qué se espera de tí.

Nuestra recomendación para la correcta gestión del tiempo es que contestes de manera “asertiva”. Resístete a lo que  percibas como injusto o inconveniente, discutir o negarse con amabilidad, pero con firmeza. “ Lo siento mucho, pero no me es posible hacer lo que me pides”. Es lo que se conoce como patrón respetuoso de afrontamiento. Manifiesta lo que te guste o te moleste, pero hazlo sin rechazo o violencia, así la gente no se sentirá agredida ni rechazada.

La solución es esforzarse en defender los propios criterios y seguir el camino de las propias decisiones, aunque cueste al principio. Esta capacidad, la asertividad, no nos ha sido ni enseñada ni facilitada. Mas bien al contrario.

Ya lo sabes, desde hoy di “no” con convicción pero con suavidad, tu gestión del tiempo y tu éxito dependen de esto.

Me gustaría que me dejaras un comentario sobre este artículo que acabas de leer y también cuentame un poco y dime cual es tu principal frustración, a la hora de tratar de gestionar tu tiempo.

Gracias.

Cristian Pinto.

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