Primeros pasos hacia una eficaz gestión del tiempo

En asuntos de gestión del tiempo, cualquiera sea su trabajo individual, seas gerente o ejecutivo, y más allá del tipo de organización para la que trabajes y la función que tengas, seguro que tienes que hacer muchas cosas, de naturaleza y complejidad diversa, por lo tanto requieren escalas de tiempo distintas, como combinarlas?

En este artículo aprenderás como combinar tus tareas en función a tu productividad y el logro de tus objetivos.

Hay muchas actividades en las cuales el todo es mayor que la suma de las partes individuales. Por ejemplo, hacer malabarismos con antorchas necesita más que movimientos coordinados con las manos, quemarse y evitar incendiar el lugar también dependen de la coordinación general, la gestión del tiempo es similar. Las técnicas, ideas y trucos individuales te permitirán lograr avances y trabajar de manera productiva y eficiente.

A menudo el trabajo se siente como el ejemplo de malabarismo con el que comenzamos y su “alcanze” es un aspecto importante de su productividad, si te excedes en tu alcance, no solo se te caerá una sino varias antorchas. Pensar en como manejar todo esto eficazmente, ayuda a clasificar la variedad de elementos.

Sin duda en la gestión del tiempo hay muchas maneras de hacer esto, pero solo estás cuartro categorías parecen aportar algún orden al esquema:

1. Planificación. Este es el requisito en gestión del tiempo, previo de toda acción. Esto comprende muchas tareas: estudio, investigación, análisis y pruebas, entre otras. Esta área también puede incluir consultas y, en última instancia, la comunicación de planes. Esta categoría, por supuesto, es la clave para la toma de deciciones.

2. Implementación. Dicho simplemente, hacer cosas de todo tipo, sean intangibles (en las cuales la toma de decicioneses la clave) o tangibles. Las tareas específicas se dividen en dos tipos.

Tareas individuales, que valen por si mismo. Pueden ser mayores o menores. Por ejemplo, una tarea de redacción puede implicar escribir un email de dos líneas o un informe de 20 páginas.

Tareas progresivas, es las que una serie de acciones estrechamente vinculadas contribuyen en su conjunto a lograr un resultado general; por ejemplo, la mudanza de una oficina. Tales acciones pueden ser mejor visualizadas que descriptas; por cierto que los diagramas ofrecen una manera útil y eficiente de trabajar en ellas. Las tareas de ambas categorías pueden necesitar estar vinculadas a la actividad de planificación a la escala que sea.

3. Monitoreo y control. La verificación puede ser necesaria para asegurarse de que las cosas se estén haciendo de la mejor manera posible y produciendo los resultados deseados. Verificar puede ser simple, por ejemplo corregir el borrador de un informe o puede ser complejo, como en muchos sistemas de control financiero.

4. Comunicar y tratar con gente, Esto claramente se superpone con las otras tres categorías de actividad, pero es inherente al trabajo de casi todas las personas. Son pocos los que trabajan aislados y, en la mayoría de los casos, los asuntos relativos al trato con personas, sea instruirlas o rendirles cuentas, son parte esencial del trabajo y ocupan una parte importante del tiempo.

En las cuatro categorías existe o debería existir un fuerte vínculo con los objetivos y el logro de resultados. Todas las acciones y tareas deben centrarse en las metas generales que tengas. La productividad se mide por logros.

Si tienes en cuenta estas premisas podrás analizar específicamente las prácticas laborales actuales.

Como siempre te pido, déjame un comentario sobre este artículo que acabas de leer y también cuentame un poco y dime cual es tu principal frustración, a la hora de tratar de administrar tu tiempo, te ayudaré personalmente.

Gracias.

Cristian Pinto.

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